ORÇAMENTO PROFISSIONAL

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IMPORTÂNCIA DO ORÇAMENTO

A área comercial da empresa, é a parte, muitas vezes considerada como a mais importante de todos os processos, pois é dela que partirão os resultados as serem percorridos, gerando atividades para a demais áreas relacionadas.

Uma das maiores ambições das empresas, é poder apresentar um orçamento bonito, organizado e adequado, de forma rápida e profissional. Podemos entender que, o orçamento é o “cartão de visitas” de uma empresa. 

Quando bem apresentado, estruturado e com as informações claras, o cliente sentirá mais confiança no resultado. Por exemplo: se o cliente recebe um orçamento mal feito, com carência de informações, o que ele pode esperar da entrega desses materiais, se nem “um pedaço de papel” foi feito com competência? (É, na cabeça do cliente é assim!)

COMO FAZER UM BOM ORÇAMENTO

A padronização será sempre a solução seja em qual for o processo. Manter uma ordem/métrica, para que todos os passos sejam feitos de acordo com o estabelecido, é a melhor saída; sempre.

Para gerar um orçamento profissional, não é diferente. Independente da plataforma que você usa (Excel, formulários...), a padronização é fundamental. Se você cria um método de preenchimento de informações, automaticamente você terá um modelo pré-pronto de orçamento.

Com a estrutura montada, sua empresa irá adquirir agilidade e manter um padrão de apresentação. Isso para o cliente é muito importante, pois assim como em um restaurante por exemplo, onde a apresentação do prato tem um conceito muito forte para o nome da marca, numa empresa locadora de materiais para eventos, a aparência do orçamento falará muito sobre o conceito da empresa.

Uma coisa que você não pode esquecer é: não confunda “processos feitos no computador” com “automatização”. Uma coisa é você ter as informações armazenadas manualmente na máquina, como dito antes, em planilhas Excel ou formulários, outra coisa é você ter um sistema de gestão automatizado que fará esse processo para você. Falaremos sobre isso mais adiante.

Para um melhor entendimento, gostaríamos que você acessasse o conteúdo desse do artigo Cadastro de Produtos , onde fazemos uma ligação mais precisa sobre o cadastro adequado de produtos com geração de orçamento.

AUTOMATIZAÇÃO

Quando as demandas de uma empresa se estabelecem num determinado ritmo dentro de um acervo de produtos relativamente pequeno ou controlável, você conseguirá sim, manter os processos manuais sem problema nenhum (desde que tenha padronização).  Mas, e se o acervo de materiais for maior? E se as demandas e pedidos aumentarem? Ou então, se os canais de entrada forem variados?

Bom, então nós teremos dois tópicos:

COM EXCEL (OU AFINS...)

Este processo feito por plataforma não sistematizada, pode gerar quebra na padronização, ainda mais se houver outras pessoas envolvidas, pois cada pessoa tem seu jeito de trabalhar e de registrar informações e isso podem causar transtornos para a empresa e para o cliente. Com o aumento do número de demandas e maior variação de produtos solicitados, logo, vindos de canais de entrada diferentes (e-mail, WhatsApp, website, telefone, loja física...), ficará mais difícil fazer a coleta de dados para tomar uma decisão final.

COM SISTEMA

Quando a empresa dispõe de um sistema de gestão para automatizar os processos, a etapa de geração de orçamento/pedido não é a fase final da locação, mas sim o meio, pois o sistema ajudará nos processos gerais da empresa, proporcionando autonomia e gerando uma análise estatística de todas as operações realizadas na empresa.

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Outra situação muito importante que provamos o por que é essencial automatizar os processos, é a opção de ter diferentes layouts de apresentação de orçamento. O que é isso? No ramo de locação de materiais para eventos, nos deparamos com essa necessidade.

Quando a empresa locadora for gerar a relação de produtos que o cliente solicitou, é comum que sejam feitos pacotes diferentes. Por exemplo: A Maria vai casar e contratou um certo pacote de produtos para o casamento. Isso gera um orçamento. Mas ela não vai querer ficar só com essas opções, é importante que a empresa disponha de outros pacotes com diferentes produtos que sejam atrativos para o cliente. Logo, serão necessários outros orçamentos de apresentação, com diferentes informações.

Um sistema automatizado dispõe desses layouts prontos para escolher. Você não vai precisar se preocupar em fazer manualmente diferentes tipos de orçamento para cada situação, o sistema já tem isso incluído e as informações serão transferidas automaticamente ao fazer a escolha do layout. Esse processo automatizado, gera padronização para qualidade de apresentação.

Além de tudo isso, o sistema facilita o gerenciamento desses orçamentos, tornando possível a alteração de qualquer informação.

INTEGRAÇÃO

Outra função importante ligada à automatização, é a integração. Nós já falamos sobre esse assunto antes, e seria importante que você acessasse o link do artigo Integração Site para retomar às informações.

Diferente da integração site, é possível fazer a integração com o e-mail. Quando você recebe uma proposta de orçamento, de uma forma geral e para sua segurança, automaticamente você indica um e-mail de contato para que essas informações caiam diretamente lá e você possa transferir os dados para uma planilha, e então, gerar o arquivo PDF.

Fazendo a integração com o e-mail, o software de gestão, trará automaticamente essas informações e fará a geração de um arquivo PDF para você, e você poderá ficar totalmente despreocupado com o armazenamento desses dados.

CONCLUSÃO

Você entende a importância da automatização? Nessa era moderna e da tecnologia, não temos mais condições de perder tempo com anotações em planilhas à mão, ou em arquivos Excel. Mesmo que funcione e que sua empresa mantenha uma padronização, vai chegar o momento em que sua empresa aumentará o fluxo de vendas necessitando mais precisão e agilidade.

Para poupar o trabalho árduo da equipe, é mais rentável contratar um software de gestão que automatize esses processos para você, gerando padronização, controle total e uma logística impecável para atender melhor o seu cliente.

CONFIRA NOSSO ENTENDIMENTO SOBRE:
GESTÃO DE LOCADORAS DE MATERIAIS DE EVENTOS

Dividido em módulos totalmente integrados, o BestLOC atende os setores de cadastros, comercial, logística, estoque e financeiro, possibilitando que você  tenha total controle e gerência das operações do seu negócio de forma prática e segura.

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E por acaso nós temos uma postagem muito relevante que vai te interessar. Acesse o link abaixo e fique por dentro de todas as dicas que temos para você.

7 dicas para efetuar um orçamento irresistível para seus clientes

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DEMONSTRAÇÃO BESTLOC

Se preferir, você pode solicitar uma demonstração gratuita do sistema sem qualquer compromisso.

Este processo é feito a partir de uma videoconferência onde apresentaremos a ferramenta e suas múltiplas funções e operações.

Através disso, iremos coletar algumas informações importantes para podermos montar um orçamento específico para o tamanho da sua empresa.

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