LOGÍSTICA REVERSA

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LOGÍSTICA REVERSA:

O QUE É E PARA QUE SERVE?

Talvez a sua empresa já pratique essa função sem saber ao certo qual é o termo (ou então conhece o procedimento e atribui a ele um outro nome), mas pode eventualmente não estar passando por todas as etapas fundamentais para garantir o sucesso da mesma. Não se preocupe! Vamos te explicar da melhor maneira possível o que é a Logística Reversa dentro das empresas de locação de materiais para eventos e a sua importância, ok?

Bom, vamos lá. Você sabe o que é Logística Reversa? Como sua empresa gerencia essa função? Quais as etapas para exercer a Logística Reversa sem pecar? Você sabe se sua empresa está cumprindo todas as etapas?

A logística reversa é um procedimento caracterizado por um conjunto de práticas e meios destinados a viabilizar o recebimento e restituição de materiais, sendo eles: coleta, conferência no cliente e preenchimento de laudo avaria, ações relativas aos produtos perdidos/avariados, conferência na retaguarda, auditoria de transporte, atribuição de responsabilidade.

De modo a organizar o processo de entrega e coleta, as locadoras de materiais para eventos, sejam de maior ou menor porte, devem efetuar uma auditoria diária e a cada fechamento de operação, que se caracteriza pelo recebimento dos materiais em seu respectivo depósito.

Vamos a um exemplo: Sua empresa alugou alguns itens para o cliente X que fará um evento em breve. É de sua responsabilidade que esses itens sejam entregues ao cliente em condições quantitativas e qualitativas, isto é, na quantidade certa que o mesmo solicitou e com qualidade adequada para sua satisfação (embalagem, conferência, transporte, limpeza, organização...).

É extremamente importante, que os produtos sejam conferidos antes da entrega (no momento de carregar no caminhão). Este processo chamamos de “portas para fora”, pois é o procedimento preparado para sair da empresa, ser entregue ao cliente.

Então temos duas situações: A do cliente e da locadora. É dever da locadora, para garantir maior controle, cumprir todas as etapas descritas abaixo. Essas etapas existem nas duas situações, no momento com o cliente e no momento dentro da locadora. Sua empresa deve ficar atenta em cada passo e seguir corretamente para não ter erros.

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COLETA

Embora estejamos falando de Logística Reversa, esta etapa não deve ser desprezada neste contexto, pois lembre-se: como em locação de materiais para eventos, trabalhamos em um ciclo infinito. Os materiais recolhidos de um evento serão entregues em outro muito em breve, muitas vezes no dia seguinte ou no mesmo dia.

A partir daqui, estamos no processo chamado "portas para dentro", que é todo procedimento realizado dentro da empresa depois que o material já foi recolhido e onde se inicia a Logística Reversa.

Todas as coletas devem obrigatoriamente ser registradas. Que tipo de ferramenta sua empresa utiliza para fazer esses registros? Existem diversas possibilidades: formulários Word, aplicativos, planilhas Excel, software/aplicativos especializados...

O mais importante de tudo é que todos os dados registrados pela equipe de coleta devem ser adequadamente armazenados em alguma dessas plataformas, para que os demais envolvidos na sua empresa possam tomar as devidas providências de acordo com cada área de atuação. Por exemplo: a equipe de retaguarda que fará a conferência desses materiais (ao recebê-lo no seu depósito), para que a equipe do financeiro possa cobrar adequadamente eventuais perdas e ou avarias e a equipe de operações (estoque) responsável pela manutenção do seu acervo.

• CONFERÊNCIA NO CLIENTE

Este é o momento onde preenchemos o que denominamos “Laudo de Avaria”. Este processo vai determinar quais responsabilidades serão atribuídas ao cliente que solicitou o aluguel dos produtos. É muito importante que a mercadoria seja conferida junto com o cliente, pois é aí que serão definidas quais responsabilidades o cliente terá sobre os materiais.

Se o item em questão já foi entregue com alguma avaria, ele deve retornar com a mesma avaria. Se o produto estava em perfeitas condições antes da entrega, foi coletado sem a presença do cliente e chegou danificado na empresa, o único responsabilizado será a transportadora, seja ela terceirizada ou não.

Dica importante e indispensável: Faça a conferência antes da entrega e na hora da coleta, só assim sua empresa evitará futuros prejuízos financeiros e comerciais, eliminando qualquer tipo de desgaste de relacionamento junto aos seus clientes.

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• AÇÕES RELATIVAS AOS PRODUTOS PERDIDOS/AVARIADOS

Após passar por todas as avaliações, os materiais danificados devem ser direcionados a um destino. Como falaremos adiante, no item “conferência na retaguarda”, produtos com avaria devem ser separados e retirados do estoque da empresa e classificados em ordem de importância por data de locação. Produtos sem avarias, devem receber a embalagem, eventual limpeza, conservação e inspeção, etc. e enfim serem devolvidos ao estoque de disponíveis.

Hora de decidir o que fazer com cada avaria. A empresa tem diversas opções, para não deixar faltar no estoque, viabilizando o tempo que levará para retorno do item caso haja outro evento em breve: comprar, sublocar, pedir emprestado a uma outra locadora, mandar reparar, mandar fazer... Independente da consequência, a empresa deve garantir que este item voltará para o estoque em tempo de uma próxima locação.

Parece complicado? Sim, esta etapa requer bastante controle e possui uma diversidade de variáveis que podem ser complexas se armazenadas e processadas em planilhas e formulários, por exemplo.

A melhor forma de uma empresa garantir sucesso praticando a Logística Reversa sem erros, é ter um software automatizado para garantir total segurança de armazenamento dessas informações, sem deixar o colaborador perder tempo com anotações em planilhas ou documentos office.

Mas tudo bem! Se você se sente mais seguro assim, apenas certifique-se de manter as anotações em ordem, fazendo-as a cada nova locação e todos os dias.

CONFERÊNCIA NA RETAGUARDA

Na conferência interna, a equipe responsável deve reaver os produtos avariados e as faltas (se houverem). Para ter melhor organização, uma boa prática é separar os produtos em diferentes classificações (faltas, avariados, não avariados).

Produtos com avaria e fora do padrão de qualidade, devem ser retirados imediatamente do estoque da empresa para passarem pelo processo de reparos, bem como produtos intactos devem ser devolvidos para garantir eficácia no controle do acervo, sofrendo as ações necessárias para o uso em próximos eventos.

• AUDITORIA DE TRANSPORTE

Toda empresa precisa ter um meio independente de fazer a entrega de seus materiais. Você pode optar por ter os próprios veículos de transporte, ou contratar serviços terceirizados. Mas cuidado: contratar serviços terceirizados algumas vezes podem acarretar sérios problemas no seu atendimento ao cliente.

Por exemplo: você faz o registro de que todo o material a ser entregue está em condições X, a transportadora entrega em condições Y. E agora? Este registro feito anteriormente a entrega é muito importante para saber a quem acarretará a responsabilidade de possíveis avarias, se ao cliente ou a transportadora. 

O diferencial de cada empresa é a Logística. Então, independente de o serviço ser terceirizado ou não, a métrica deve ser sempre a mesma e tudo feito com organização, competência e pontualidade.

• ATRIBUIÇÃO DE RESPONSABILIDADE

Só para dar uma ênfase maior, vale lembrar: de acordo com o termo estabelecido com cada empresa, se na hora da coleta com o cliente não for registrado nenhuma falta ou avaria, então o cliente é descartado totalmente de arcar com qualquer custo sobre o material locado. Caso contrário, de acordo com o contrato determinado, cabe ao cliente ser responsabilizado pelo ato.

Sua empresa tem posse do material. Ao alugar ele para um cliente, o mesmo passa a ter a posse deste, e, portanto, assume a responsabilidade sobre os mesmos. É imprescindível que o cliente devolva da mesma forma que recebeu.

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E então, você se identificou com essas situações? Conseguiu compreender o que é a Logística Reversa? Sua empresa já praticava com vigor todas essas atividades? Qualquer dúvida, estaremos sempre disponíveis para ajudá-lo.

"Queremos lembrar: sem um sistema de automatização, ficam mais difíceis processar todas essas informações. Considere o uso de um software preparado para isto."

Agora que você leu este artigo e entendeu um pouco mais sobre o assunto abordado, o que acha de marcar uma demonstração para conhecer o BestLOC? Garantimos que nosso sistema poderá ajudar você a automatizar esses e muitos outros processos da sua empresa.

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