FLUXO DE ESTOQUE

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FLUXO DE ESTOQUE

Muito se ouve falar sobre gestão e controle de estoque, mas muitos gestores ainda não sabem exatamente como ele é feito e quais benefícios eles trazem para as empresas.

A gestão de estoque é a área responsável por controlar diversas informações acerca da movimentação de materiais, que culminará no que denominamos “FLUXO DE ESTOQUE”, pois é indispensável saber quando o produto vai estar disponível para poder alugá-lo aos seus clientes, sem que haja conflitos no estoque.

O processo de locação de produtos é muito mais complexo do que se pensa quando comparado ao de vendas, pois na locação ocorre um ciclo infinito de entradas e saídas de produtos.

No aluguel de peças, a empresa locadora precisa verificar o estado dos produtos antes da entrega e após a sua devolução.

Realizar a checagem dos produtos na devolução é uma tarefa essencial e praticamente obrigatória para manter a qualidade dos serviços e fluxo de locações, uma vez que esse item poderá ter uma nova saída por conta de um novo pedido.

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É nessa hora que se confundem facilmente as atividades vinculadas à área de estoque com as de logística.

É comum discutir sobre práticas necessárias para administração de materiais. Uma das mais importantes neste contexto é a tão falada Logística Reversa , que determina as ações necessárias ao transporte e respectivas manutenções, seja preventiva e ou corretiva do acervo.

Neste assunto, muito se discute de quem é a responsabilidade sobre o acervo. Na nossa opinião, o processo se divide claramente em duas áreas: Transporte, que desempenha as atividades diretas de entrega e coleta (sejam elas internas ou externas/Logística) e as de operação, que estão ligadas ao setor de estoque, pois determinarão o estado de conservação e usabilidade de cada item do acervo.

Em relação às atividades entendidas como fundamentais para garantir o resultado pleno da gestão de FLUXO DE ESTOQUE, pode-se destacar o controle específico de manutenção.

É fácil entender como se faz este controle se utilizarmos o mesmo método adotado para controle das locações, ou seja, o que nos interessa é deixar o produto/item indisponível para locação. Mas devemos tomar um cuidado importante: quando locamos um determinado material, a probabilidade deste não retornar na data combinada é baixa, embora exista. Ao contrário da manutenção, que pode sofrer muito mais alterações nos prazos do que uma locação, comprometendo o controle do nosso fluxo que indicará a disponibilidade de materiais.

Existem dois aspectos importantes no controle de estoque: o financeiro e o físico.

O físico, que é foco deste artigo, se trata de como a sua operação estará organizada na prática.

Quando a gestão do fluxo de estoque (entrada e saída de produtos) é realizada manualmente, o risco de um produto ser alugado por mais de um cliente na mesma data é alto. Produtos colocados em manutenção, vão requerer uma dedicação de controle significativa. Além disso, gerenciar sozinho(a) o estoque da sua loja fazendo uso de agendas e planilhas do Excel, é uma tarefa complexa e pouco produtiva além de muito arriscada, pois demandará que os usuários destas planilhas tenham habilidades diferenciadas.

No processo de gestão de estoque, independente do segmento da empresa, é fundamental ter o controle das entradas e saídas dos produtos para que sejam evitados os problemas.

Onde muitos empreendedores pecam nesse assunto, é quando tentam realizar um controle manual.

A exemplo dessa situação, contamos agora a história da Ana, uma empreendedora que trabalha com locações de peças para festas e eventos.

A Ana fazia todo controle das locações em planilhas e agendas de papel. Um certo dia, ela descobriu que tinha alugado um suporte de bolo e tortas para duas clientes na mesma data.

Foi um sufoco para corrigir esse erro de choque no estoque e de sobra, não prejudicar a imagem da sua empresa, comprometendo a festa de seu cliente.

Diante deste problema, a Ana percebeu que montar uma planilha no EXCEL poderia ser a solução temporária para organizar o seu estoque, porém depois de alguns meses e com o crescimento da sua empresa e a entrada de mais funcionários, este método se tornou desgastante, pois sua demanda de clientes cresceu demais para que seus pedidos fossem atualizados simultaneamente em uma planilha.

Após o ocorrido, Ana começou a pesquisar uma maneira de não cometer mais esse erro e decidiu utilizar um sistema que fosse capaz de verificar a quantidade disponível dos seus produtos para o período dos eventos.

Depois  da contratação de um sistema de gestão, ela conseguiu controlar o seu estoque que, além de não passar por mais sufoco na reserva dos produtos, ela agora pode: ter controle e agilidade na consulta dos pedidos de locação, controlar a logística (entrega e devolução das peças), ter um catálogo de peças organizado e fácil de pesquisar, dar baixa nos pagamentos dos clientes (fluxo de caixa completo), emitir relatórios de acompanhamento financeiro e gerencial, visualizar a agenda eletrônica dos eventos e locações.

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Em resumo, é possível gerenciar movimentos de entrada e saída de mercadorias na ponta do lápis ou em planilhas no computador. Porém, na prática e no meio das tarefas rotineiras, a administração acaba não dando atenção necessária para o controle do estoque, procedimento que, se feito manualmente, tomará muito tempo.

Hoje, as tecnologias estão cada vez mais baratas e acessíveis. Além de gerenciar o estoque, um software de controle pode auxiliar nos fluxos de caixa e até na emissão de notas fiscais.

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