CADASTRO DE PRODUTOS

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A IMPORTÂNCIA DA PADRONIZAÇÃO

Toda empresa de locação, seja ela qual for o seguimento, terá um acervo de itens/produtos. A diferença é que, dependendo deste, a padronização de cadastro de itens será diferente.

Por exemplo: um acervo de produtos de beleza será classificado com diferentes categorias de um acervo de produtos de limpeza.

Vamos usar um exemplo simples e de fácil entendimento, que é o mesmo que acontece com os carros.

O seu carro quebrou e você precisa de uma peça. Para fazer a solicitação dessa peça, a loja em questão vai exigir algumas informações específicas do carro para lhe fornecer o item.

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Agora fica mais fácil. Como podemos ver no exemplo acima, para obter uma peça de um veículo, determinadas informações serão necessárias para passar ao fornecedor.

Já pensou nesse caso, se não houvesse uma métrica a seguir? Já pensou em como seria se essas informações não fossem devidamente informadas ao fornecedor ou se o mesmo não tivesse este controle? Os riscos de obter a peça errada e comprometer o funcionamento do carro seriam altos.

No seguimento de eventos não é diferente. Embora não se perceba uma necessidade técnica específica, o detalhamento e padronização destes cadastros são fundamentais. A empresa locadora deve levar em consideração uma variação de características de seus produtos. O cliente que for locar o material pode querer saber, por exemplo, o material da confecção do produto, a cor, o tamanho e ou a marca do produto, entre outras informações. É aí que entra a padronização dos dados.

Quando falamos de padronização do cadastro de produtos, é quando existe uma métrica de classificação. É a melhor forma de garantir um conteúdo organizado. Isto é, quanto mais coerente for a relação de materiais da locadora, mais fácil será de os colaboradores/usuários encontrarem os produtos, e da mesma forma o entendimento por parte de seus clientes e parceiros.

COMO PADRONIZAR O CADASTRO DE PRODUTOS

Ter uma metodologia escrita antes de iniciar o cadastro propriamente dito, é uma boa prática na hora de fazer a organização do acervo. Escolha alguns produtos para analisar, uma pequena mostra, veja todas as características possíveis que eles possam ter e anote as semelhanças. Repita o processo com os demais materiais mantendo a ordem de classificação.

Por exemplo:

Uma locadora tem mesas, cadeiras, sofás, garfos, facas, colheres, copos e taças, etc., disponíveis para locação.

Mas estes produtos derivam-se em tipificações diferenciadas como, plástico, ferro, madeira, de centro, alta, baixa, bistrô, de vidro, de cristal, de vinho, de água, de sobremesa, de peixe, de um ou dois lugares, enfim, com características, funções e aplicabilidade específicas.

Seguindo essas classificações, você consegue gerar sua lista de cadastro de produtos, por exemplo:

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Você consegue enxergar algum padrão de organização na lista acima? Por mais que você encontre as características dos produtos e as destaque completamente, se não houver organização na hora de fazer a lista, ela ficará igualmente despadronizada e confusa e podem ocorrer erros ortográficos, apresentando então, uma relação de produtos incoerente ao cliente.

Da mesma forma que, por registrar várias características de um mesmo produto, pode acabar acarretando a falta de alguma informação, por isso, cuidado na hora de organizar, é importante que todos tenham a mesma classificação independentemente do tipo.

O cliente conseguirá entender os itens disponíveis em seu acervo, mas não seria muito melhor que ele tivesse a oportunidade de conhecer o comprometimento de sua locadora para com o cadastro de itens, que é afinal, a essência de uma locadora? Se preocupe em manter uma padronização, isso ajuda não só o cliente, mas a equipe que se responsabilizará pelo cadastro.

Vamos escolher um item, uma almofada por exemplo, para mostrar a padronização adequada que as empresas devem seguir:

Muito bem, supondo que a almofada em questão tenha essas classificações: rosa, algodão, Daune, 0,45cm x 0,45cm. Logo, chegamos à uma conclusão: Produto: Almofada; Cor: Rosa; Material: Algodão; Marca: Daune, Dimensões: 0,45cm x 0,45cm.

Você entende onde queremos chegar? Desta forma, nós já temos a padronização só pela classificação do produto. Se seguir sempre da mesma forma, seu acervo se manterá limpo, organizado e de fácil entendimento para todos que trabalham na empresa e para o cliente:

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Na situação em que um produto não tenha alguma das informações que seguem nos outros itens, por exemplo, onde não precisamos saber a dimensão de uma colher, basta saber que é colher de sobremesa. Neste caso, pulamos a informação e adicionamos uma complementar que se encaixa na mesma classificação, que justifique a mesma finalidade do produto.

Imagem para ilustrar o exemplo:

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Uma dica importante: esqueça a ideia de criar códigos numerais/letras para os produtos. Quando você dá a um produto um código (por exemplo: mesa = M01), este deve ser seguido sempre.

É muito mais fácil você dar ao nome do produto aquilo que realmente vê, pois, como toda empresa, é comum que a equipe tenha uma rotação por qualquer motivo, então é importante que todos estejam a par e capacitados para realizar esta função. Não é difícil, é só seguir a métrica.

Se forem usados códigos, essa lista deverá ser do conhecimento de todos os colaboradores, que seria o mesmo que pedir que eles decorem os códigos. Pesquisar uma luminária, é muito mais fácil encontrá-la por “luminária” do que “LM689”, por exemplo.

POR QUE PADRONIZAR O CADASTRO DE PRODUTOS?

É extremamente importante para a gestão da empresa, um cadastro bem completo e eficiente dos produtos. Ele ajuda o profissional em diversas funções, tais como vendas, controle de estoque, planejamento de compras, emissão de notas fiscais e etc. Muitas empresas podem não ter sucesso em vendas, devido à falta de um cadastro adequado dos seus produtos.

Quando a empresa segue uma padronização, seja em qual for o processo, só se podem garantir benefícios. Nesse caso, como estamos falando em cadastro de produtos, a equipe vai adquirir mais agilidade para arquivar e retirar os itens, organização, conceituação. O responsável deve estabelecer a métrica e todos devem seguir rigorosamente.

AUTOMATIZAÇÃO

Cada empresa tem uma forma de arquivar as informações, sejam elas em planilhas Excel, aplicativos, formulários... Se sua empresa não utiliza um sistema automatizado e prefere registros à mão, é importante ter responsabilidade e organização, conferir as informações e mantê-las sempre atualizadas.

Mas, já pensou em automatizar esses processos sem precisar se preocupar com a perda de dados ou bagunça no cadastro de itens? Pense nisso. A automatização deste processo gera padronização para uma boa análise estatística e agilidade para arquivar os produtos.

Com um sistema de gestão você pode, além de manter um cadastro atualizado e organizado, criar uma lista de itens relacionados.

O que é isso?

Itens relacionados é uma função da ferramenta capaz de fazer com que o sistema indique produtos relevantes na busca, por exemplo: você quer pesquisar por mesas brancas. Quando você programa o sistema para relacionar os itens, pode indicar que haja cadeiras brancas que combinam com a mesa. Ou seja, quando pesquisar por um item ou cor, o sistema lhe dará uma lista organizada com opções relevantes de produtos que o cliente possa se interessar e incluir na locação.

Sistemas inteligentes devem permitir pesquisas inteligentes, encontrando outros produtos através de palavras-chave simples, como por exemplo, a busca por uma mesa branca de plástico, pode ser encontrada digitando simplesmente “branca”, pois além de encontrar a mesa branca, o sistema lhe dá todos os produtos classificados com “branca”.

BENEFÍCIOS CONSEQUENTES

Quando se mantém a padronização através da automatização, ou seja, utilizar um sistema de gestão para organizar estes processos, os benefícios a serem adquiridos são, como um todo: Análise estatística, Relatórios comparativos, Curva ABC, Análise de rentabilidade e resultado.

A Análise estatística, abrange todas essas situações. Um sistema de gestão vai lhe proporcionar, garantida e organizadamente, uma relação estatística dos produtos locados. Ele vai indicar qual produto é mais locado, qual cor é mais procurada, qual tipo de material é mais solicitado, bem como a análise do número de vendas, valores diários, semanais e mensais, locações de acordo com a curva ABC*, resultados, lucros, perdas, locações por número de vendedores, qual vendedor, se existe procura por um vendedor em especial, em geral, a análise completa de todas as operações da empresa.

*Curva ABC: utilizando um sistema de gestão, é possível criar uma curva ABC.  O que é isso?  A curva ABC, é um método de categorização de estoque. Com isso, você pode classificar os itens mais relevantes para sua empresa (se deseja classificar por movimentação, por valor, por indicação pessoal da empresa, dentre outras especificações...);

De qualquer forma, utilizando um sistema de gestão para a padronização do cadastro de produtos, só podem lhe trazer benefícios de controle dos quais poderão não ser tão eficientes, quanto a utilização de planilhas.

CONCLUSÃO

Com um sistema especializado, você terá total garantia da organização do cadastro de produtos e padronização e a garantia de uma análise eficiente da captação de dados para análise com base em métricas.

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